Wdrożenie systemu informatycznego w drukarni wiąże się z istotnymi zmianami organizacyjnymi. Zwykle przebiega etapami. Wybór odpowiedniego systemu jest kluczową decyzją, rzutującą na kolejne lata funkcjonowania zakładu poligraficznego. Powinien on posiadać cechy, które zaowocują zauważalną oszczędnością czasu pracowników, pieniędzy, automatyzacją procesów oraz nowymi kanałami sprzedaży usług.
Firma Meritum IT Łukasz Engelmann od 14 lat tworzy oprogramowanie dla drukarń różnego typu. Na bazie programu „Kalkulacje i montaże” powstał system MIS pierwszej generacji, wielokrotnie porównywany do innych dostępnych na rynku, droższych rozwiązań. Pod względem funkcjonalnym MIS pierwszej generacji nie ustępował konkurencji, udostępniając jednocześnie klientowi wiele indywidualnych rozwiązań wykonanych na życzenie, jak raporty z informacjami będącymi podstawą premiowania handlowców, drukarzy, obliczane według metodologii przyjętej przez dany zakład poligraficzny.
Obecnie firma Meritum IT wdraża w drukarniach system MIS-Poligrafia, zbudowany z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informatycznych i oparty na latach doświadczeń. Nadal jednak firma pozostaje otwarta na indywidualne zapotrzebowania poszczególnych zakładów, prowadząc projekt w sposób umożliwiający częste publikowanie wersji i udostępniając konfigurację specjalnych funkcjonalności.
Najważniejszym założeniem systemu MIS-Poligrafia jest automatyzacja procesów, rozpoczynająca się w module kalkulacji. Moduł ten wyznacza najlepsze ścieżki produkcji dla kalkulowanych nakładów. W oparciu o matematyczne modelowanie produkcji, z uwzględnieniem materiałów, poszczególnych czynności wraz z kolejnością wykonania i szacowanym czasem realizacji, wybierane jest najlepsze rozwiązanie. Web-to-print, sklep drukarni został skonstruowany w taki sposób, by przekazywać do systemu zamówienia w formacie odpowiadającym temu, który został opracowany dla kalkulacji, co pozwala na automatyzację planowania produkcji oraz zarządzania gospodarką materiałową niezależnie od tego, z jakiego źródła pochodzą zlecenia.
Sposób działania systemu można przybliżyć analizując przykład okładki foliowanej tylko na stronach zewnętrznych – dla mniejszych nakładów system może zaplanować płyty drukowe na obracanie, gdzie uszlachetnianie będzie wykonywane połową arkusza. Dla większych nakładów zaproponuje zwykły montaż – aby operacja uszlachetniania była wykonywana na całych arkuszach. Dlatego tak ważny jest wybór maszyn, formatu druku w kontekście wszystkich operacji. W zależności od tego, który nakład będzie zlecony do realizacji, zastosowany zostanie właściwy scenariusz produkcji – odpowiednie informacje zostaną przekazane do planowania produkcji oraz gospodarki materiałowej.
Podczas obliczeń system wykorzystuje wiele procesorów serwera, dzięki czemu, mimo analizy wszystkich możliwości z ich całościowym kosztem, wyniki są dostępne na tyle szybko, by handlowiec mógł przedstawić ofertę w trakcie bieżącej rozmowy. Oprócz doboru maszyn, możliwych dla danego papieru formatów druku (wyznaczanych na podstawie formatów zakupu i wymiarów maszyn), system rozważa wiele innych parametrów, między innymi: ile razy należy powtórzyć gniazdo wykrojnika. Rzecz jasna, takie rozwiązanie jest możliwe dzięki bogatym opcjom konfigurowania informacji o parku maszynowym, wykonywanych czynnościach, papierach i cennikach jednostek technologicznych, gdzie można różnicować koszty ze względu na m.in. format (np. operacje maszynowe są możliwe do określonego, maksymalnego formatu).
Moduł optymalizacji poszukuje oszczędności na drodze łączenia na arkuszach drukarskich elementów zleconych przez różnych klientów. Może wprowadzić zmiany w ścieżce produkcji wyznaczonej przez kalkulację. Tutaj też następuje porównanie kosztów: opłacalne są połączenia prac zaplanowanych na to samo podłoże drukowe, których nakłady są zbieżne lub stają się zbieżne po powtórzeniu określonych elementów na arkuszu. Oszczędności z tytułu wspólnych płyt, przyrządu i arkuszy naddatku związanych z przyrządem muszą być większe niż różnice nakładów i wynikający z nich naddatek arkuszy. Dawniej moduł optymalizacji Meritum IT ograniczał się do obliczania najkorzystniejszego wariantu połączeń i rozrysowania makiety impozycji. Obecnie impozycja jest wykonywana przez system, co dodatkowo oszczędza czas pracowników. Makieta impozycji nadal pozostaje w użyciu – w niektórych przypadkach obrazuje przestrzeń na arkuszu drukarskim pozostającą do zagospodarowania.
Użyte przez programistów wzorce projektowe to kolejny istotny aspekt systemu MIS. Aplikacje napisane w modelu trójwarstwowym umożliwiają dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie (mobilność handlowców). Dobrym przykładem są niedawno zakończone targi RemaDays, gdzie drukarnia – klient Meritum IT wykonywała zainteresowanym klientom wyceny na bieżąco, poprzez zdalny dostęp do systemu. Trójwarstwowy model to także bezpieczeństwo danych, do których dostęp jest realizowany za pośrednictwem tzw. warstwy biznesowej – realizującej logikę biznesową.
Wzorzec projektowy lazy loading zapewnia sprawne wyszukiwanie realizowane po stronie bazy danych, gdzie dostępne są mechanizmy istotnie przyspieszające ten proces. Dzięki temu w parę milisekund można dotrzeć do kalkulacji lub zlecenia sprzed lat – łącząc kryteria wyszukiwania po kontrahencie, parametrach, nazwie i innych warunkach. Wzorzec ten zabezpiecza przed tak zwanym zawieszaniem, zwolnieniem pracy.
Dobór właściwych technologii informatycznych pozwala zastosować innowacyjne rozwiązania, jak np. uruchomienie programu z planem druku na telewizorze z przeglądarką internetową, bez użycia komputera.
Fakturowanie, definiowanie faktur kosztowych, rozrachunki stanowią część składową systemu MIS. Zintegrowanie tych funkcjonalności pozwala unikać błędów, ujednolica ewidencję i upraszcza pracę. Prostym kliknięciem można dodać zlecenie do faktury. System pamięta o kosztach dodatkowych zarejestrowanych na stanowiskach produkcyjnych – jak np. dodatkowy komplet płyt drukowych, wykonany po ponownym przesłaniu plików przez klienta, gdy zakończono już etap CtP. Pobiera aktualny kurs walut z NBP, dostosowując wartość zlecenia, jeśli oferta została przekazana klientowi zagranicznemu np. w euro. Podczas tworzenia oferty dla klienta zagranicznego kurs waluty również jest pobierany w sposób automatyczny, w oparciu o aktualne dane z NBP.
System przyjmuje też import danych z banku – zapłat do połączenia z fakturami sprzedaży oraz wykonuje eksport do banku na podstawie zdefiniowanych faktur kosztowych.
Integralne połączenie sklepu drukarni z systemem MIS jest bardzo istotne: po skonfigurowaniu cenników dla kalkulacji system pozwala zapisywać kalkulacje do sklepu – jako warianty oferowanych produktów. Po weryfikacji danego produktu sklepowego z jego wariantami można opublikować go w internecie. Rozwiązanie takie posiada jeszcze jedną ważną zaletę: pod wariantem produktu sklepowego dostępna jest kalkulacja możliwa do przetwarzania przez silnik kalkulacji (matematycznego modelowania produkcji). Można udostępnić klientowi sklepu funkcjonalność zmian w oferowanym produkcie – w przeciwieństwie do tradycyjnych pól wyboru opcji przy produkcie sklepowym – nieograniczoną. W testowanym obecnie rozwiązaniu Meritum IT istnieje taka możliwość. Proponowany jest podział klientów na tych, którzy posiadają bezpośredni dostęp do silnika kalkulacji – sprawdzającego, czy dany produkt, zgodnie z opisem parametrów, jest możliwy do realizacji, a następnie wyznaczającego najkorzystniejszą ścieżkę produkcji i biorąc pod uwagę marże/rabaty klienta, w sposób automatyczny przekazującego klientowi ofertę, zapisując ją jednocześnie w bazie MIS, aby możliwa była kontrola skuteczności kalkulacji. Druga grupa klientów za pomocą przyjaznego interfejsu może przekazać kalkulację indywidualną do wyceny, otrzymując ofertę po zatwierdzeniu przez uprawnionego pracownika drukarni. Wycena taka będzie dostępna w panelu „Moje konto” – „Kalkulacje indywidualne”, skąd klient może dodać do koszyka skalkulowaną usługę indywidualną.
Opisana nowa funkcjonalność, przeznaczona dla partnerów biznesowych drukarni, stanowi część usług Software as a Service i spełnia kryteria funkcjonalności kwalifikujących się do dofinansowania ze środków UE, np. z programów typu B2B. Preflight – sprawdzenie plików pod kątem przydatności do druku i automatyczna poprawa w określonym zakresie – również jest realizowany w ramach usług typu B2B. MIS-Poligrafia najczęściej integruje się w zakresie preflight z rozwiązaniami firmy Enfocus – ze względu na popularność tej firmy oraz przystępność konfiguracji.
W ramach obecnie realizowanych prac w systemie Meritum IT zostanie wykonana integracja z usługami B2B firm kurierskich – nie tylko w zakresie zamawiania i śledzenia przesyłek, ale także w zakresie weryfikacji adresów.
Komplet informacji w MIS: na temat kalkulacji, klienta, danych finansowych, kosztów produkcji na stanowiskach, czasów kalkulowanych i faktycznych wykonania poszczególnych czynności, kalkulowanych i zużytych materiałów pozwala generować wiele przydatnych zestawień (w module raportów), pomagających w decyzjach strategicznych, dostosowywaniu polityki cenowej, przyznawaniu premii.
Opracowano na podstawie materiałów firmy Meritum IT
