Wyrażenie „czarna dziura” oznacza w mowie potocznej, że jak coś tam wpadnie, to nie wiadomo, co się z tym dzieje – po prostu przepadło. Czarna dziura od dawna opisana jest przez fizyków i badana jako zjawisko. Od niedawna „czarna dziura” ma jeszcze inne znaczenie, zupełnie nieoczekiwane – związane z przebiegiem procesu produkcyjnego.
Na pytanie o przebieg procesu produkcyjnego, skierowane do kierowników produkcji – słyszymy taką odpowiedź: pobranie materiałów ➝ „czarna dziura” ➝ wyrób gotowy na magazynie. Dlaczego produkcja to „czarna dziura”? O co chodzi z tą „czarną dziurą”? Przede wszystkim o brak spójnych danych i informacji, pochodzących z jednego źródła, a dotyczących przygotowania, przebiegu i kontroli procesu produkcyjnego, w który są zaangażowane różne działy w przedsiębiorstwie (dział produkcji, zaopatrzenia, logistyki itp.).
Na tę „czarną dziurę” według osób zarządzających produkcją składa się brak informacji o kosztach, o tym, co się dzieje z materiałami pobranymi do produkcji, o absencjach pracowników, postępie realizowanych zleceń produkcyjnych, większym zużyciu, odpadach, brakach itp. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest najczęściej posiadanie przez firmę różnych niezintegrowanych programów informatycznych przeznaczonych do wspomagania zarządzania. Programy te są pisane pod indywidualne potrzeby firmy przez jej dział IT lub zewnętrznych programistów albo są to rozwiązania ogólnodostępne na rynku zakupione na potrzeby informatyczne firmy. Problemem jest to, że każdy dział najczęściej pracuje na osobnym programie, niezintegrowanym i dostęp do różnych informacji trochę trwa, ponieważ trzeba zebrać dane z różnych narzędzi, przetworzyć i udostępnić w postaci konkretnych raportów i analiz. Często jest tak, że dane te nie są spójne i obarczone są różnymi błędami. Dlatego też wiele firm produkcyjnych poszukuje zintegrowanego oprogramowania, które zostanie wdrożone w całej firmie i zapewni spójność gromadzonych danych, dostęp do bieżących informacji, rejestrację produkcji w toku, podgląd na działania zrealizowane przez inne działy – złożone zamówienia od odbiorców, zamówienia materiałów u dostawców, stany magazynowe itp.
Z informacyjną „czarną dziurą” można walczyć poprzez systemy ERP do gromadzenia danych i przetwarzania je w informacje użyteczne w procesie zarządzania i podejmowania decyzji.
Poszukując odpowiednich narzędzi informatycznych do zarządzania produkcją nie należy kierować się tylko zakresem funkcjonalnym, który rozwiąże teraźniejsze problemy – trzeba również zwrócić uwagę na rozwój danego produktu: częstotliwość aktualizacji, nowe funkcje, umiejscowienie produktu w strategii producenta. Przedsiębiorstwa produkcyjne szukają odpowiednich rozwiązań nie tylko w celu gromadzenia danych i usprawnienia pracy, ale przede wszystkim w celu uchwycenia kosztów produkcji i oceny kondycji firmy.
Redukcja kosztów jest od jakiegoś czasu topowym tematem w wielu firmach produkcyjnych i nie tylko. Każda firma – nieważne, z jakiej jest branży – zawsze chce produkować wyroby dobre pod względem jakości i zarazem optymalne pod względem kosztów, jakie trzeba ponieść na ich produkcję. Potrzeba identyfikacji źródeł kosztów oraz ustalenia zasadności ich ponoszenia jest bardzo silna wśród kadry zarządzającej przedsiębiorstwami.
Firmy produkcyjne muszą ponieść określone standardowe koszty na wyprodukowanie wyrobu finalnego: koszty maszyn, ludzi, materiałów itp. Ważne jest rozpoznanie tych, które są zbędne i można ich uniknąć. Na pytanie: które koszty można wyeliminować lub które koszty można zredukować? nie da się tak łatwo odpowiedzieć, jeżeli nie dysponujemy odpowiednią liczbą danych i informacji. Wśród źródeł kosztów niestandardowych, czyli takich, które nie dodają wartości, należy wymienić: nadprodukcję, zbędne ruchy, powtórne przetwarzanie, oczekiwanie, poprawianie, przemieszczanie, nadmierne zapasy. Wymienione źródła kosztów niestandardowych są przedmiotem zainteresowania koncepcji lean manufacturing, której istotą jest odchudzenie produkcji z tego, co nie dodaje wartości. Coraz więcej firm produkcyjnych chce, aby podjęcie decyzji o redukcji kosztów było wynikiem świadomego długofalowego działania, a nie działaniem doraźnym, które w danym momencie przyniesie oczekiwane korzyści, jednak nie zmieni podejścia do realizacji nie tylko procesów produkcyjnych, ale i innych kluczowych procesów biznesowych. Długofalowe zmiany w podejściu do realizacji wielu procesów zachodzących w firmie wspierają systemy informatyczne przeznaczone do kompleksowego zarządzania różnymi obszarami firmy, takie chociażby jak system Streamsoft Prestiż.
Systemy ERP dzięki swoim funkcjonalnościom i dobrze przemyślanej implementacji pozwalają gromadzić dane z różnych obszarów firmy, a następnie dzięki analizom i raportom zamienić te dane w informacje o stanie przedsiębiorstwa i zasadności realizowanych czynności. Często osoby zarządzające firmą nie mając dobrych narzędzi nie mogą jednoznacznie ocenić, które czynności na przykład w procesie produkcyjnym są zbędne, a które realizowane w sposób nieprawidłowy. Dzięki zastosowaniu zintegrowanych, wielomodułowych systemów ERP kadra zarządzająca na podstawie zgromadzonych danych może zidentyfikować np. źródła większego zużycia materiału pobranego do produkcji, przyczyny zbyt długiego czasu wykonywania danej czynności w stosunku do czasu, który był planowany, przyczyny nadprodukcji i nadmiernych zapasów magazynowych. Mając konkretne informacje można podejmować decyzje zmieniające dotychczasowe sposoby realizacji poszczególnych czynności i „odchudzać” produkcję z tych kosztów, których firma ponosić nie musi.
Systemy informatyczne klasy ERP są dobrym narzędziem do poszukiwania źródeł marnotrawstwa wymienionych wcześniej i eliminowania ich z procesów biznesowych zachodzących w firmie. Oprócz dobrego systemu ważne są różne modele działania – praktyki biznesowe, skuteczne i sprawdzone już w innych firmach. Firma Streamsoft opracowała takie modele działania w zakresie informatyzacji obszaru produkcji. Dzięki nim kadra zarządzająca produkcją wie, od czego zacząć informatyzację obszaru produkcji, jakie cele osiągnąć, jak zastosować system ERP do wsparcia codziennej pracy w obszarze zarządzania produkcją. Modele wdrożeniowe produkcji skracają czas wdrożenia rozwiązania informatycznego, zmniejszają koszty wdrożenia i ograniczają do minimum zasoby firmy niezbędne do wprowadzenia nowego systemu.
