Strategiczny charakter W2P

6 gru 2016 14:55

Web-to-print (W2P) jest jednym z głównych narzędzi wykorzystywanych przez punkty druku i sprzedawców usług marketingowych (Marketing Service Providers – MSP). Inwestując w nowe rozwiązanie lub dokonując ponownej oceny przestarzałych strategii, należy zachować szerszy punkt widzenia. W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie: co zyskują dostawcy usług druku (PSP) i ich klienci dzięki zainstalowaniu pakietu W2P? Jeżeli długoterminowym celem jest wzrost biznesu i stanie się sprzedawcą usług marketingowych wymagających złożonych zadań oraz kompatybilności różnych mediów, to powinniśmy szukać pakietów z wieloma funkcjami i możliwościami integracyjnymi. Jeśli naszym celem jest tylko utrzymanie poziomu istniejących usług i oferowanie ograniczonej ich liczby klientom, to prostsze rozwiązania mogą wystarczyć. Przewaga konkurencyjna Punkty druku starają się zindywidualizować oferowane usługi. W2P zapewnia indywidualizację na dwa sposoby: poprzez modulację – wzrastając w miarę, jak firma rośnie oraz integrację – możliwość dopasowania się do wcześniej realizowanych programów takich jak systemy zarządzania informacją (Management Information Systems – MIS) i obsługi klientów (Customer Relationship Management – CRM) lub planowania zasobów przedsiębiorstw. Idealny system W2P pozwala dostawcy druku rozpocząć prace na poziomie dogodnym dla niego i z zachowaniem zdolności do wzrostu oraz ograniczeń technologicznych w przyszłości. W miarę jak PSP zapoznają się z systemem skalowalnym, zaczynają doceniać bogactwo jego funkcji. Niezawodne, skalowalne, bardzo elastyczne pakiety zapewniają rozwiązania pod klucz obsługując skomplikowane szablony, oferując funkcje cross-mediowe oraz integrację z innymi systemami i istniejącymi workflow. Zintegrowane systemy W2P naprawdę mogą uzupełniać inne procesy PSP. Na przykład pakiet pozwalający na integrację z istniejącym systemem CRM umożliwia lepszą organizację pracy i dodatkowy wzrost wydajności. Najlepszym rozwiązaniem jest bezpośrednia integracja W2P z MIS. Informacje zintegrowane są w jednym systemie, dostępnym dla wielu użytkowników w obrębie firmy. Określenie „wprowadź dane raz, używaj wiele razy” odnosi się do systemu workflow umożliwiającego specyfikacje projektów, które mają być wprowadzane tylko raz i stają się dostępne do szukania i sortowania przez działy sprzedaży, produkcji, księgowości i zarządzania z różnych powodów, łącznie z możliwością oglądania historycznych danych pracy i wykorzystywania ich do prognozowania potencjalnych możliwości na przyszłość. Zbyt często drukarze popełniają błąd myśląc tylko krótkookresowo i starając się rozwiązać problem występujący dzisiaj zamiast patrzeć na przyszłe kierunki działalności biznesowej. Skalowalność i łatwość integracji pozwalają punktom druku na pełną maksymalizację inwestycji, ale nie są one uwzględniane przy podejmowaniu decyzji zakupu pakietu. Co należy wziąć pod uwagę? Wiele czynników należy rozważyć przed zakupem nowego systemu W2P lub przy ponownej ocenie istniejącej strategii. Integracja z istniejącym workflow i modularność są tu dwoma najważniejszymi elementami. Należy rozpatrzyć również początkowe koszty zakupu, rodzaj używanego sprzętu oraz jaki wpływ na klienta będzie miał nowy system. Pakiet W2P powinien dobrze działać na istniejącym sprzęcie i urządzeniach, które planujemy zakupić w przyszłości. Jednym ze sposobów utrzymania istniejącego workflow jest wybór pakietu W2P pozwalającego na pracę z urządzeniami drukującymi wielu producentów. Jeśli pakiet działa na drukarkach różnych producentów, nie będzie potrzeby zmiany workflow w przypadku zakupu nowego sprzętu. Pozwala to na ominięcie nieuniknionych przestojów podczas procesu instalacji nowego workflow i uczenia się jego obsługi. Wykorzystanie pakietu W2P jako wyjątkowego procesu może zamienić go z centrum zysku w źródło strat. Inwestowanie w W2P to więcej niż początkowy koszt. Zamiast traktowania tego programu jako stałego kosztu, PSP powinny rozważyć go pod kątem zwrotu poniesionych nakładów (ROI). Punkty druku powinny ustalić, czego oczekują od tej aplikacji, bo kalkulacja jedynie ponoszonych kosztów nie rozwiąże tego problemu. Zwiększenie ilości i wydajności produkcji, zmniejszenie odpadów i obsługi pracy to tylko niektóre z elementów poprawy efektywności produkcji dzięki wykorzystaniu pakietu W2P. Zrozumienie tego wpływu umożliwia pełniejszą analizę procesu decyzyjnego. Drukarze powinni analizować nie tylko początkowy koszt pakietu W2P, ale także opłaty eksploatacyjne niezależnie od dodatkowych dochodów z usług oferowanych klientom, zmniejszenie kosztów prac oraz zwiększoną wydajność workflow. Ważne jest, aby uwzględniać potrzeby klienta przy zakupie pakietu W2P. Dzięki niemu punkt druku uzyskuje największą wartość dodaną i to właśnie powinno być podstawą strategii online. Samodzielny czy zintegrowany PSP i MSP wybierają pomiędzy samodzielnymi pakietami W2P lub będącymi częścią pakietów workflow. Samodzielna opcja W2P zapewnia mniej ograniczeń i solidną skalowalność. Samodzielne pakiety dają punktom druku więcej opcji oferowanych usług dla szerszego grona klientów. Dla punktów druku poszukujących wszechstronnego rozwiązania, które oferuje więcej niż tylko W2P, pakiety ze zintegrowanymi funkcjami są idealne. Jeśli punkt druku stosuje już wysokiej klasy workflow, to wtedy ma sens podłączenie do niego pakietu W2P. Nie ma jednak sensu zakup wysokiej klasy workflow tylko dla W2P. Trendy w przemyśle Dostawcy usług druku powinni śledzić trendy w branży, ale to nie znaczy, że muszą się do nich dostosować. PSP świadczący usługi transakcyjne lub wykonujący prace niewymagające złożenia zamówienia bądź jego śledzenia w Internecie niekoniecznie muszą posiadać W2P. Dotyczy to też drukarzy, którzy specjalizują się w wysokonakładowych pracach, w których jakość i wierność kolorystyczna są ważniejsze niż terminy realizacji oraz ceny. Programy W2P są również mniej przydatne dla PSP, które wykonują bardzo niestandardowe prace. Korzystanie z szablonów traci sens, gdy w pracy występuje znaczna liczba unikalnych lub niestandardowych elementów. Workflow jest również niezbędny. Nie jest najlepsza sytuacja, gdy PSP nie posiada wsparcia w postaci zaplecza do obsługi małych prac, a ma ich wiele. Wówczas PSP musi poszukiwać tzw. zero-touch workflow, czyli takiego, w którym personel punktu druku po raz pierwszy dotyka wydrukowanej pracy po jej wyjściu z cyfrowego urządzenia drukującego, gotowej do wykończenia lub transportu. Właściwe dopasowanie W2P musi być właściwie dopasowane do ​​istniejących workflow PSP lub MSP z korzyścią zarówno dla firmy, jak i klienta. PSP powinien traktować W2P jak program, który ma bardziej strategiczny charakter i wymaga stałych inwestycji. W miarę jak następuje zmiana potrzeb klientów i nowe funkcje stają się dostępne, wymaga on stałego uaktualniania. Należy zrozumieć ogólny wpływ pakietu W2P na produkcję przed jego wprowadzeniem i tym samym znaleźć sposób na jego rentowność. Na podstawie „DPS Magazine” opracował TG