5 czerwca w Warszawie odbyła się konferencja ISO-Poland pod hasłem „Zarządzanie jakością w polskich firmach i instytucjach”. Podczas konferencji przedstawiono kilka rozwiązań informatycznych wspierających firmy działające zgodnie ze standardami ISO.
Standardy zarządzania ISO 9000, ustanowione przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną, dają przedsiębiorstwom możliwość ciągłego rozwoju i są gwarancją oferowanych usług. Normy ISO, powszechne w Europie, są coraz popularniejsze także w Polsce. Firmy, które chcą, aby ich produkty były postrzegane przez klientów jako najlepsze jakościowo, muszą wprowadzić w swojej organizacji standardy ISO.
Problem stanowi jednak korzystanie z usług niekompetentnych firm konsultingowych. Nieuczciwi konsultanci są często nieprzygotowani merytorycznie, a co najgorsze – nie rozumieją istoty zarządzania w danej organizacji. Ich zadaniem nie jest tworzenie dokumentów czy też procedur, ale wspieranie organizacji w ich tworzeniu. System zarządzania jakością wprowadzony przez konsultanta pozwoli uporządkować strukturę organizacyjną, a co najważniejsze podnieść jakość produktów i usług.
Naturalnym krokiem do dalszego rozwoju jest informatyzacja przedsiębiorstw. Systemy działające na rynku mają za zadanie usprawnić i ułatwić życie organizacji w świecie standardów ISO. Podobnie jak w przypadku usług konsultantów, aby informatyzacja była efektywna, konieczne jest korzystanie z usług profesjonalistów. W czasie konferencji przedstawiono kilka rozwiązań, które mogą usprawnić życie firm z branży poligraficznej. Jednym z najbardziej interesujących jest nadzór nad reklamacjami przedstawiony przez Jacka Maniewskiego z firmy TKomp, o którym piszemy więcej w poniższym wywiadzie.
Standardy ISO usprawniają życie organizacji, a przestrzegane znacznie poprawiają jakość produktów oraz świadczonych usług. Odpowiednie oprogramowanie, często customizowane dla potrzeb danej firmy, daje nowe olbrzymie możliwości. Rozwój firmy od strony informatycznej pozwoli wyprzedzić konkurencję, a także wyróżnić się na tle rynku.
W trakcie konferencji wspomniał Pan o możliwości informatycznego wsparcia firm z branży poligraficznej.
Jacek Maniewski: Tak – to bardzo ciekawa branża, silnie się rozwijająca, o czym świadczą coraz liczniejsze zapytania o wsparcie informatyczne działalności firm. Oczywiście to wsparcie może dotyczyć różnych obszarów takich jak np. mapowanie i zarządzanie procesami, które są realizowane w przedsiębiorstwie, zarządzanie i nadzór nad wszelkiego rodzaju dokumentami, które do organizacji przychodzą, ale także w niej krążą (szczytna i realna idea biura bez papieru), to może być wreszcie wspomożenie systemu zarządzania wg standardu ISO lub oprogramowanie jakiegoś wybranego procesu, np. produkcji czy obsługi klientów. Wymieniłem akurat te obszary, w których oferujemy konkretne rozwiązania, sprawdzone wśród wielu naszych klientów i zbudowane w oparciu o nasze doświadczenia.
Czy tego typu oprogramowanie może usprawnić rozwój przedsiębiorstwa?
J. M.: Oczywiście każdy z wymienionych wcześniej obszarów może w znaczącym stopniu usprawnić rozwój przedsiębiorstwa. Generalnie szybsza wymiana informacji, np. dokumentów, lepszy i skuteczniejszy nadzór nad tymi informacjami i wreszcie możliwość wyciągania interesujących mnie danych powoduje, że wiem, widzę i kontroluję więcej niż do tej pory, przy mniejszym nakładzie pracy. Do tego dochodzi coraz powszechniejsza automatyzacja określonych obiegów informacji, czyli tzw. workflow, który można realizować tylko w oparciu o dobre i elastyczne narzędzie informatyczne. Zarządzanie procesami to nie tylko ich zmapowanie, ale także określenie danych wejściowych, wyjściowych, mierników itd. W przypadku naszego narzędzia te dane mogą się dynamicznie zmieniać, a program może informować o przekroczeniu progów krytycznych w zmapowanych procesach. Generalnie kontrola nad procesami to także w konsekwencji ich ciągła optymalizacja i doskonalenie, a to bez wątpienia wpływa na rozwój przedsiębiorstwa.
Co Państwa firma może zaoferować branży poligraficznej?
J. M.: Przede wszystkim tym firmom z branży poligraficznej, które mogą poszczycić się certyfikatem ISO (9000, 14000, 27000) możemy zaoferować sprawne narzędzie do wsparcia zarządzania w tym obszarze. Za pomocą naszego programu NND Integrum takie obszary jak nadzór nad dokumentami i zapisami, audyty wewnętrzne, nadzór nad wyrobem niezgodnym, ocena dostawców czy też ewidencja narzędzi kontrolno-pomiarowych mogą być w pełni zarządzane i nadzorowane. Ale oprócz tego warto pomyśleć o nadzorze nad dokumentami nieco szerzej i oprócz zarządzania oraz nadzorowania dokumentów wewnętrznych usprawnić obieg dokumentów zewnętrznych takich jak pisma czy faktury. W tym przypadku oryginał dokumentu nie opuszcza sekretariatu, a dalszy jego obieg jest już realizowany za pomocą naszego narzędzia. Oczywiście można pójść jeszcze dalej i zinformatyzować wybrane lub wszystkie procesy. Do tego służą moduły NND Process i NND Dynamic pozwalające samodzielnie tworzyć tzw. elektroniczne formularze, które podpięte pod dany proces służą do zbierania informacji na jego temat przez poszczególnych pracowników uczestniczących w tym procesie. Pracę z danym klientem zawsze zaczynamy od przyjazdu do niego, bliższego zorientowania się w jego potrzebach i zaprezentowania mu takiego rozwiązania, które będzie najlepiej spełniać jego oczekiwania. Do tego też zachęcamy.
Dziękuję za rozmowę.
Opracowano na podstawie materiałów firmy TKomp
