Wybór sprawdzonego i stabilnego systemu MIS nie jest zadaniem łatwym. Ponieważ wdrożeniami systemów MIS w drukarniach zajmuję się od ponad 15 lat, w tym artykule postaram się udzielić kilku niezbędnych wskazówek ułatwiających podjęcie tej trudnej decyzji. Poza tym chciałbym się podzielić moimi spostrzeżeniami dotyczącymi wielu wdrożeń systemu zarządzania w zakładach o różnym profilu działalności. Muszę przyznać, że każdy zakład i jego specyfika okazały się dla mnie bardzo ciekawe. Ilustracje do artykułu pochodzą z systemu Optimus MIS firmy Optimus Group Ltd.
Do kogo skierowany jest ten artykuł
Do osób, które prowadzą klasyczne drukarnie cyfrowe, offsetowe, ale także do producentów opakowań i etykiet. Poza tym także do drukarń wielkoformatowych, producentów liter i materiałów POS. Generalnie do producentów wyrobów, które w jakiś sposób są zadrukowane i zupełnie nie ma znaczenia, na jakich podłożach oraz z jakich technik druku korzystają. Profesjonalny system będzie wspierał druk na każdym podłożu, obsłuży każdy rodzaj maszyny i prace ręczne. Należy bowiem założyć, że właściciel drukarni w każdej chwili może zdecydować o zmianie jej profilu lub też otworzyć zupełnie nowy dział – system MIS powinien „rosnąć” wraz z firmą i wspierać ją w każdym typie produkcji.
Wybór partnera
Proszę nie traktować wdrożenia systemu MIS jako ostatecznie zakończonego dzieła – owszem, wdrożenie zakończyć należy i moment ten nadchodzi, gdy faktycznie wszystkie osoby w firmie zaczynają z systemu korzystać, ale równie istotne są dalsza ewolucja i rozwój systemu.
Dlatego bardzo ważnym aspektem jest wybór stabilnego i kompetentnego partnera, gdyż dobrze wdrożony system będzie funkcjonował w firmie przez wiele lat. Należy zatem upewnić się, czy przyszły partner faktycznie posiada zadowolonych klientów o podobnym profilu (choć sam profil działalności nie jest tu kluczowy).
Zauważyłem także, że sporym problemem może być bariera językowa, zatem sugeruję wybór dostawców posługujących się językiem polskim – projekt wdrożeniowy to najczęściej wielodniowy ciąg spotkań, ustaleń, pisania dokumentacji i wspólnych testów systemu.
Stabilność systemu i baza SQL
Wybierając system, poza stroną funkcjonalną należy ocenić jego stabilność, o której świadczą opinie dużych klientów i historia producenta systemu. Idealnie byłoby, aby system był niezależny od systemu operacyjnego (powinien być uruchamiany nie tylko na Windows, ale np. na systemach Unix/Linux) oraz bazy SQL (np. użytkownik chciałby skorzystać z konkretnej bazy jak Oracle, mySQL. MS SQL). Bardzo ważne jest, aby system współpracował z bazą SQL; tutaj odradzam eksperymenty – od wielu lat bazy SQL zapewniają stabilność aplikacji oraz swobodny dostęp do jej danych. Nie wybierajmy systemów z bazą nie-SQL!
Wersje komercyjne systemu operacyjnego i bazy SQL mogą być bardzo drogie, zatem jest tu pole do oszczędności. Przed wyborem systemu sprawdźmy, czy działa on z darmową wersją SQL. Obecnie niekomercyjne serwery SQL dorównują ich komercyjnym odpowiednikom, zatem spytajmy o takie bazy jak MySQL, PostgreSQL, MariaDB, Firebird i inne. Istnieją co prawda darmowe wersje Express baz komercyjnych MS SQL oraz Oracle, ale mają one spore ograniczenia – szczególnie istotne jest tu ograniczenie rozmiaru bazy danych. Może się okazać już po roku użytkowania systemu, że staniemy przed koniecznością inwestycji w pełną wersję komercyjną.
Zdolność integracji z innymi systemami
Jednym z pierwszych pytań, jakie słyszę podczas spotkań handlowych, jest: czy system posiada własne API?, a więc czy posiada zdolność integracji z innymi systemami. Warto upewnić się, w jakim zakresie funkcjonalnym API systemu jest dostępne, czy posiada dokumentację i czy istnieją konkretne przykłady integracji. Często zamiast lub oprócz API system może posiadać webserwis, który może być prostszy w użyciu. W przypadku drukarń, których dotyczy ten artykuł, warto zapytać o istniejące integracje z oprogramowaniem branżowym, które już posiadamy, jak: pdfToolbox, ArtiosCAD, Picador, IMP, PC-Topp i inne.
Kalkulacja
Moduł kalkulacyjny systemu MIS nie może być zwykłym kalkulatorem, który zastępuje (równie dobrze liczącego) Excela. Wiąże on bowiem ze sobą całą technologię (wraz z usługami podwykonawczymi) z podłożami, na których drukujemy. Powinien on stanowić bazę wyjściową dla wszelkich obliczeń zgodnie z metodą liczenia kosztów oraz marżowaniem naszych usług i surowców.
Wybierzmy zatem taki system, który będzie maksymalnie elastyczny i pozwoli zdefiniować poprawnie każdy proces produkcyjny, obsłuży każde podłoże (koniecznie z definicją własnych atrybutów), a także uda nam się zamodelować w nim pracę każdej maszyny poligraficznej. Niezłym testem systemu będzie przygotowanie jakiegoś złożonego kalkulatora w Excelu i poproszenie dostawcy o wykonanie prototypu – jeżeli prototyp będzie liczył tak samo, wówczas duży punkt dla dostawcy.
Na pewno zakłady produkujące pudełka zgodnie z bibliotekami FEFCO lub ECMA będą oczekiwały implementacji tej biblioteki w systemie i korzystać będą z gotowych szablonów kalkulacyjnych. Ponieważ większość prac jest powtarzana, zatem system musi umożliwiać definiowanie bazy produktów z dowolnym zestawem ich atrybutów, które z automatu będą wybrane w kalkulacji.
W przypadku zakładów niskonakładowych opłacalne może okazać się łączenie różnych prac na wspólnym arkuszu – warto wówczas zapytać o taką funkcjonalność. Przykładowo system Optimus MIS jest zintegrowany z systemem impozycyjnym IMP, który optymalizuje układanie prac na wspólnym arkuszu i mogą to być zarówno prostokąty, jak i prace o dowolnym kształcie pod wykrojnik.
Pełne wsparcie dla produkcji
Dobrze opracowany moduł kalkulacyjny gwarantuje wiarygodny zestaw informacji dla produkcji. W szczególności istotne są czasy planowane zadań, z których korzysta moduł planowania. Jest to obecnie jeden z istotniejszych systemów we współczesnej drukarni. Optymalizacja planu to już podstawowa funkcja, którą każdy profesjonalny system planowania musi zapewnić. Częste podobieństwa technologiczne zadań powinny być przez taki system wyłapywane i prezentowane planiście, a nawet proponowane do połączenia w celu zmniejszenie kosztów produkcyjnych.
Kolejny istotny element systemu to moduł MES, a więc system automatycznego zbierania danych o produkcji bezpośrednio z maszyn. Warto zwrócić uwagę, czy producent posiada własne rozwiązanie oparte na systemie czujników lub czy integruje się z maszyną poprzez sterownik PLC. Takie podejście gwarantuje, że zbieranie danych będzie skuteczne i nie rodzi ryzyka niepotrzebnej integracji z systemem samej maszyny.
Poza rejestracją zadania półproduktu poprawnego równie ważna jest rejestracja ilości błędów, zadań nieproduktywnych i zdarzeń nieoczekiwanych. Te dane będą niezbędne do poprawnego wyliczenia wskaźników, jak choćby OEE.
Gromadzenie informacji o produkcji pozwala na aktualizację planu w czasie rzeczywistym. Ma ono również na celu ustalenie wartości kosztów rzeczywistych, wskazując różnicę między nimi i kosztem planowanym.
Zaawansowany magazyn
Szczególnie większe zakłady wymagają bardziej zaawansowanych systemów magazynowych, które powinny posiadać następujące cechy:
– Zarządzanie zapasami surowców i wyrobów gotowych.
– Zarządzanie zapasami według partii, lokalizacji, palety.
– Obsługa magazynu wysokiego składu.
– Przetwarzanie zapasów nienadających się do sprzedaży.
– Raporty alarmowe zgodnie z minimalnymi, alarmowymi i planowanymi ruchami.
– Wsparcie inwentaryzacji.
– Szybka lokalizacja surowca/wyrobu w lokalizacji.
– Magazyny surowców/wyrobów, których właścicielem są klienci.
– Obsługa kodów kreskowych.
Dla wielu firm istotne może być także automatyczne uruchamianie produkcji wewnętrznej dla produktów przekraczających próg alarmowy.
Pakowanie i planowanie wysyłek
System MIS powinien pozwolić na elastyczną wycenę każdego typu pakowania wraz z wyliczeniem kosztu wysyłki. Zaawansowane funkcje, takie jak kompletacja palet, w trybie ręcznym lub za pomocą skanera kodów kreskowych, pozwalają na realizację dostaw poprzez utrzymywanie odpowiednich zapasów w czasie rzeczywistym.
CRM
Wiele drukarń do dzisiaj nie posiada działu marketingu, jednak ta sytuacja zmienia się w ostatnich latach. Rosnąca konkurencja zmusza szczególnie drukarnie komercyjne do aktywnego pozyskiwania klientów. Obserwujemy tu dosyć typowe działania, jak budowanie grup akwizytorów, telemarketing, social media, mailingi itp. Wszystkie te działania o wiele łatwiej realizować i – co ważne – badać ich efektywność, korzystając z tzw. systemów CRM (ang. Customer Relationship Management).
Coraz dokładniejsze badania zachowań klientów i ich wpływu na zyski przedsiębiorstw wskazują, że gromadzenie danych nt. klientów oraz późniejsza ich analiza stają się nieodzowne. Poza tym CRM pozwala na wsparcie strategii marketingowej i jest użytecznym narzędziem dla działu handlowego, a także innych działów, np. wsparcia klienta.
Raportowanie, Business Intelligence
W przypadku profesjonalnego systemu MIS nie sposób nie wspomnieć o module raportowania oraz analiz BI – analiza jest niejako zwieńczeniem i niekiedy celem głównym zarządu firmy. Mając w bazie ogromny zestaw informacji mamy okazję do wnikliwej ich analizy, bez której nie można współcześnie planować rozwoju firmy. Obecnie już nawet niewielkie drukarnie wykorzystują systemy raportowania, zaś większe systemy BI. Zwróćmy uwagę, aby system umożliwiał samodzielne budowanie raportów – jest to okazja do sporych oszczędności, jeżeli opanujemy samodzielnie edytor tworzenia raportów. Jeśli w zakładzie wdrożona jest metodologia lean, wówczas warto zapytać dostawcę, czy system BI wspiera takie wskaźniki jak: NRFT, PP, OEE, OTIF, VAPP, ST, FSU, DSA. Interesujące informacje nt. optymalizacji procesów i wskaźników można znaleźć na stronach organizacji BPIF.
Bogusław Lichoński, Print Software Solutions
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
