Motorem działalnoci każdej firmy jest sprzedaż towarów lub usług. Warunki rynkowe narzucajš nam ryzykownš realizację sprzedaży na kredyt. Dlatego niezbędne sš działania, które obejmš całkowitš opiekš tę sferę działalnoci firmy, zmniejszš ryzyko kredytowe.
Ogólnie stosowana praktyka w firmach to zatrudnianie w charakterze kontrolerów kredytowych wyspecjalizowanych osób, które zrealizujš zadania zminimalizowania ryzyka sprzedaży. Często też firmy korzystajš z zewnętrznych doradców lub po prostu ten rodzaj ryzyka minimalizujš poprzez sprzedaż swoich należnoci, np. w faktoringu. Niektórzy też decydujš się na ubezpieczenie należnoci.
Na zarzšdzanie należnociami składajš się m.in. następujšce elementy:
Ľ Monitorowanie spłat.
Ľ Prowadzenie polityki kredytowej.
Ľ Ustalanie i weryfikowanie limitów kredytowych.
Ľ Gromadzenie i analiza danych o partnerach handlowych.
Ľ Ustalanie polityki zabezpieczeń.
Ľ Wstępna windykacja należnoci i przygotowywanie dokumentacji dla służb prawnych współpracujšcych z firmš.
Ľ Dodatkowo w ramach tego obszaru zarzšdzania istnieje możliwoć wprowadzenia sztywnych procedur do stosowania przez służby sprzedażowe w firmie.
Monitorowanie należnoci/spłat to całokształt czynnoci zmierzajšcych do objęcia kontrolš tego istotnego elementu majštku obrotowego. Monitorowanie to kontrola terminów i wywišzywania się naszych dłużników z ich realizacji, to przewidywanie spłat na podstawie dotychczasowej współpracy z kontrahentem, to bardzo często przypominanie kontrahentowi o zbliżajšcym się terminie zapłaty. W ramach tej sfery istotnym działaniem jest przygotowywanie raportów dla zarzšdu spółki. Jest to informacja o wysokoci należnoci, nadanego limitu kredytowego, stanie należnoci przeterminowanych. Najczęciej takie raporty przygotowywane sš miesięcznie, w niektórych przypadkach częstotliwoć ich sporzšdzania jest częstsza.
Prowadzenie polityki kredytowej to wszystkie działania zmierzajšce do ograniczenia ryzyka zwišzanego ze sprzedażš na kredyt. Tak więc polityka kredytowa to sprecyzowanie, komu przyznajemy limit kredytowy, a z kim współpracujemy w ramach sprzedaży gotówkowej lub w systemie przedpłat. Polityka kredytowa to również polityka rabatów i okresy przyznania limitów kredytowych. W ramach polityki kredytowej precyzujemy zasady naliczania odsetek za zaległe płatnoci oraz definiujemy ródło finansowania kredytów kupieckich
Ustalanie i weryfikowanie limitów kredytowych stanowi jeden z najbardziej istotnych elementów w tej sferze zarzšdzania. Ustalamy limity kredytowe w oparciu o dotychczasowe dowiadczenia we współpracy i osišgane obroty. Modyfikujemy limity o ewentualne opónienie kontrahentów i inne elementy majšce wpływ na wzajemnš współpracę. Limit kredytowy nadany danemu kontrahentowi powinien być cile przestrzegany i weryfikowany okresowo.
Gromadzenie i analiza danych o partnerach handlowych to bardzo istotna częć zwišzana z ograniczaniem ryzyka kredytowego. Kontrahenta oceniamy bioršc pod uwagę zarówno czynniki subiektywne, jak i obiektywne. Ocena kredytowa kontrahenta powinna zawierać minimum następujšce informacje: analiza rachunku wyników i bilansu klienta, analiza raportów (np. referencji bankowych, zawiadczeń z urzędów), analiza wczeniejszych dowiadczeń we współpracy z kontrahentem, analiza branży, w której działa kontrahent. Informacje takie można uzyskiwać z różnych ródeł, ale najbardziej wiarygodne to uzyskiwanie ich od samego kontrahenta.
Ustalanie polityki zabezpieczeń to bardzo pomocny element zarzšdzania należnociami w przypadku niecišgalnoci danej wierzytelnoci. W wietle prawa mamy wiele możliwoci dokonania zabezpieczeń kontraktów handlowych.
Wstępna windykacja należnoci i przygotowywanie dokumentacji dla służb prawnych współpracujšcych z firmš to w zasadzie element końcowy zwišzany z tš sferš działalnoci. Wstępna windykacja to: upominanie telefoniczne i pisemne dłużników, cišgłe kontakty z dłużnikami. W sytuacji, gdy te działania nie wystarczš, sprawa zostaje przekazana służbom prawnym spółki, które podejmujš odpowiednie działania dšżšce do rozstrzygnięcia sporów na gruncie prawa.
Dobrze przeprowadzone wczeniejsze etapy i pełna kontrola nad wszystkimi aspektami polityki kredytowej w zasadzie nie powinny doprowadzić do windykacji.
Wprowadzenie sztywnych procedur do stosowania m.in. przez służby sprzedażowe ma zastosowanie najczęciej w dużych firmach z bardzo rozbudowanš sieciš sprzedaży. Sensownoć wprowadzania tego typu procedur w takim przypadku jest uzasadniona, bowiem zapewnia całkowitš kontrolę i możliwoć rozliczania pracowników z przekroczenia ich uprawnień w stosunku do ărozdawaniaÓ towarów na kredyt. Procedury sš cile powišzane ze skalš działalnoci i strukturš danej organizacji. Najczęciej ich przygotowanie jest czasochłonne (ale warto), bowiem wymaga zgody i akceptacji wielu osób w firmie.
Zarzšdzanie należnociami to bardzo wrażliwa sfera działalnoci firmy budzšca niechęć wród pracowników głównie działu sprzedaży, bo czasami może jš ograniczać i utrudniać relację z partnerami handlowymi. Jest to również wrażliwa sfera dla odbiorców, bowiem sš oni sprawdzani nie tylko jako dotychczasowi płatnicy, ale również jako potencjalni kredytobiorcy kredytu kupieckiego. Istnieje wród nich naturalny opór przed udostępnieniem jakichkolwiek dokumentów, a czasami jest to nieosišgalne. Dlatego trafne ustalenie polityki kredytowej jest tak istotne w naszych relacjach na rynku. Musimy sobie zadać pytanie, jakimi kryteriami będziemy badać naszych kontrahentów? Czy będzie to analiza dotychczasowej terminowoci spłat, czy poprosimy o zestaw dokumentów mogšcych służyć do podstawowej oceny zdolnoci kredytowej? A może swoje ryzyko oprzemy na jaki zabezpieczeniach? Optymalnym rozwišzaniem jest połšczenie tych metod, co jednak jest bardzo trudne do zrealizowania i wiele zależy od tego, jakš nasza firma ma pozycję na rynku i siłę przekonywania.
Dlatego warto czasami poprosić o pomoc zewnętrznych doradców. Ten rodzaj działalnoci staje się coraz popularniejszy na naszym rynku i wiele firm decyduje się na stałe korzystanie z tego rodzaju usług jednoczenie rezygnujšc ze stałych etatów kontrolerów kredytowych.
Oferta rynkowa może objšć jednorazowe konsultacje, jak też szereg spotkań w siedzibie spółki w uzgodnionych terminach (cyklicznie lub w miarę potrzeb).
Firmy te mogš działać na zasadzie umowy o charakterze cywilno-prawnym, a najczęciej sš to umowy o dzieło lub umowy o współpracy.
Po wstępnej analizie skali działalnoci firmy i zakresu problematyki objętej usługš zarzšdzania należnociami opracowywany jest schemat cyklicznych bšd jednorazowych spotkań specjalnie dostosowanych do potrzeb. Takie rozwišzanie daje gwarancję, iż płaci się tylko za wykorzystany czas, a nie za ăpusteÓ godziny pracy potencjalnego pracownika.
Ze względu na specyficzny rodzaj usług, głównie na płaszczynie zarzšdzania należnociami, większoć czasu konsultanci spędzajš w firmie zleceniodawcy, by mieć łatwy dostęp do niezbędnych informacji i ludzi, z którymi współpraca jest niezbędna.
Należy zaznaczyć, iż te firmy nie skupujš należnoci, ale pomagajš uporać się z prawidłowym gospodarowaniem nimi. Skup należnoci najczęciej jest wykonywany przez banki i firmy zajmujšce się usługami faktoringu.
Niezależnie od tego, czy mamy zdrowe należnoci, tzn. takie, których rotacja pozwala nam na prawidłowe funkcjonowanie firmy i utrzymanie jej płynnoci, zawsze warto nimi zarzšdzać. Być może wystarczy tylko skupić się na monitorowaniu, ale można też pomyleć o rozszerzeniu swoich działań. Lepiej zapobiegać niż leczyć Đ to nie tylko slogan z reklam artykułów konsumpcyjnych, ale także dobra dewiza dla tej sfery działalnoci firmy.
