Zarzšdzanie należnoœciami
6 gru 2016 14:45

Motorem działalnoœci każdej firmy jest sprzedaż towarów lub usług. Warunki rynkowe narzucajš nam ryzykownš realizację sprzedaży na kredyt. Dlatego niezbędne sš działania, które obejmš całkowitš opiekš tę sferę działalnoœci firmy, zmniejszš ryzyko kredytowe. Ogólnie stosowana praktyka w firmach to zatrudnianie w charakterze kontrolerów kredytowych wyspecjalizowanych osób, które zrealizujš zadania zminimalizowania ryzyka sprzedaży. Często też firmy korzystajš z zewnętrznych doradców lub po prostu ten rodzaj ryzyka minimalizujš poprzez sprzedaż swoich należnoœci, np. w faktoringu. Niektórzy też decydujš się na ubezpieczenie należnoœci. Na zarzšdzanie należnoœciami składajš się m.in. następujšce elementy: Ľ Monitorowanie spłat. Ľ Prowadzenie polityki kredytowej. Ľ Ustalanie i weryfikowanie limitów kredytowych. Ľ Gromadzenie i analiza danych o partnerach handlowych. Ľ Ustalanie polityki zabezpieczeń. Ľ Wstępna windykacja należnoœci i przygotowywanie dokumentacji dla służb prawnych współpracujšcych z firmš. Ľ Dodatkowo w ramach tego obszaru zarzšdzania istnieje możliwoœć wprowadzenia sztywnych procedur do stosowania przez służby sprzedażowe w firmie. Monitorowanie należnoœci/spłat to całokształt czynnoœci zmierzajšcych do objęcia kontrolš tego istotnego elementu majštku obrotowego. Monitorowanie to kontrola terminów i wywišzywania się naszych dłużników z ich realizacji, to przewidywanie spłat na podstawie dotychczasowej współpracy z kontrahentem, to bardzo często przypominanie kontrahentowi o zbliżajšcym się terminie zapłaty. W ramach tej sfery istotnym działaniem jest przygotowywanie raportów dla zarzšdu spółki. Jest to informacja o wysokoœci należnoœci, nadanego limitu kredytowego, stanie należnoœci przeterminowanych. Najczęœciej takie raporty przygotowywane sš miesięcznie, w niektórych przypadkach częstotliwoœć ich sporzšdzania jest częstsza. Prowadzenie polityki kredytowej to wszystkie działania zmierzajšce do ograniczenia ryzyka zwišzanego ze sprzedażš na kredyt. Tak więc polityka kredytowa to sprecyzowanie, komu przyznajemy limit kredytowy, a z kim współpracujemy w ramach sprzedaży gotówkowej lub w systemie przedpłat. Polityka kredytowa to również polityka rabatów i okresy przyznania limitów kredytowych. W ramach polityki kredytowej precyzujemy zasady naliczania odsetek za zaległe płatnoœci oraz definiujemy Ÿródło finansowania kredytów kupieckich Ustalanie i weryfikowanie limitów kredytowych stanowi jeden z najbardziej istotnych elementów w tej sferze zarzšdzania. Ustalamy limity kredytowe w oparciu o dotychczasowe doœwiadczenia we współpracy i osišgane obroty. Modyfikujemy limity o ewentualne opóŸnienie kontrahentów i inne elementy majšce wpływ na wzajemnš współpracę. Limit kredytowy nadany danemu kontrahentowi powinien być œciœle przestrzegany i weryfikowany okresowo. Gromadzenie i analiza danych o partnerach handlowych to bardzo istotna częœć zwišzana z ograniczaniem ryzyka kredytowego. Kontrahenta oceniamy bioršc pod uwagę zarówno czynniki subiektywne, jak i obiektywne. Ocena kredytowa kontrahenta powinna zawierać minimum następujšce informacje: analiza rachunku wyników i bilansu klienta, analiza raportów (np. referencji bankowych, zaœwiadczeń z urzędów), analiza wczeœniejszych doœwiadczeń we współpracy z kontrahentem, analiza branży, w której działa kontrahent. Informacje takie można uzyskiwać z różnych Ÿródeł, ale najbardziej wiarygodne to uzyskiwanie ich od samego kontrahenta. Ustalanie polityki zabezpieczeń to bardzo pomocny element zarzšdzania należnoœciami w przypadku nieœcišgalnoœci danej wierzytelnoœci. W œwietle prawa mamy wiele możliwoœci dokonania zabezpieczeń kontraktów handlowych. Wstępna windykacja należnoœci i przygotowywanie dokumentacji dla służb prawnych współpracujšcych z firmš to w zasadzie element końcowy zwišzany z tš sferš działalnoœci. Wstępna windykacja to: upominanie telefoniczne i pisemne dłużników, cišgłe kontakty z dłużnikami. W sytuacji, gdy te działania nie wystarczš, sprawa zostaje przekazana służbom prawnym spółki, które podejmujš odpowiednie działania dšżšce do rozstrzygnięcia sporów na gruncie prawa. Dobrze przeprowadzone wczeœniejsze etapy i pełna kontrola nad wszystkimi aspektami polityki kredytowej w zasadzie nie powinny doprowadzić do windykacji. Wprowadzenie sztywnych procedur do stosowania m.in. przez służby sprzedażowe ma zastosowanie najczęœciej w dużych firmach z bardzo rozbudowanš sieciš sprzedaży. Sensownoœć wprowadzania tego typu procedur w takim przypadku jest uzasadniona, bowiem zapewnia całkowitš kontrolę i możliwoœć rozliczania pracowników z przekroczenia ich uprawnień w stosunku do ărozdawaniaÓ towarów na kredyt. Procedury sš œciœle powišzane ze skalš działalnoœci i strukturš danej organizacji. Najczęœciej ich przygotowanie jest czasochłonne (ale warto), bowiem wymaga zgody i akceptacji wielu osób w firmie. Zarzšdzanie należnoœciami to bardzo wrażliwa sfera działalnoœci firmy budzšca niechęć wœród pracowników głównie działu sprzedaży, bo czasami może jš ograniczać i utrudniać relację z partnerami handlowymi. Jest to również wrażliwa sfera dla odbiorców, bowiem sš oni sprawdzani nie tylko jako dotychczasowi płatnicy, ale również jako potencjalni kredytobiorcy kredytu kupieckiego. Istnieje wœród nich naturalny opór przed udostępnieniem jakichkolwiek dokumentów, a czasami jest to nieosišgalne. Dlatego trafne ustalenie polityki kredytowej jest tak istotne w naszych relacjach na rynku. Musimy sobie zadać pytanie, jakimi kryteriami będziemy badać naszych kontrahentów? Czy będzie to analiza dotychczasowej terminowoœci spłat, czy poprosimy o zestaw dokumentów mogšcych służyć do podstawowej oceny zdolnoœci kredytowej? A może swoje ryzyko oprzemy na jakiœ zabezpieczeniach? Optymalnym rozwišzaniem jest połšczenie tych metod, co jednak jest bardzo trudne do zrealizowania i wiele zależy od tego, jakš nasza firma ma pozycję na rynku i siłę przekonywania. Dlatego warto czasami poprosić o pomoc zewnętrznych doradców. Ten rodzaj działalnoœci staje się coraz popularniejszy na naszym rynku i wiele firm decyduje się na stałe korzystanie z tego rodzaju usług jednoczeœnie rezygnujšc ze stałych etatów kontrolerów kredytowych. Oferta rynkowa może objšć jednorazowe konsultacje, jak też szereg spotkań w siedzibie spółki w uzgodnionych terminach (cyklicznie lub w miarę potrzeb). Firmy te mogš działać na zasadzie umowy o charakterze cywilno-prawnym, a najczęœciej sš to umowy o dzieło lub umowy o współpracy. Po wstępnej analizie skali działalnoœci firmy i zakresu problematyki objętej usługš zarzšdzania należnoœciami opracowywany jest schemat cyklicznych bšdŸ jednorazowych spotkań specjalnie dostosowanych do potrzeb. Takie rozwišzanie daje gwarancję, iż płaci się tylko za wykorzystany czas, a nie za ăpusteÓ godziny pracy potencjalnego pracownika. Ze względu na specyficzny rodzaj usług, głównie na płaszczyŸnie zarzšdzania należnoœciami, większoœć czasu konsultanci spędzajš w firmie zleceniodawcy, by mieć łatwy dostęp do niezbędnych informacji i ludzi, z którymi współpraca jest niezbędna. Należy zaznaczyć, iż te firmy nie skupujš należnoœci, ale pomagajš uporać się z prawidłowym gospodarowaniem nimi. Skup należnoœci najczęœciej jest wykonywany przez banki i firmy zajmujšce się usługami faktoringu. Niezależnie od tego, czy mamy zdrowe należnoœci, tzn. takie, których rotacja pozwala nam na prawidłowe funkcjonowanie firmy i utrzymanie jej płynnoœci, zawsze warto nimi zarzšdzać. Być może wystarczy tylko skupić się na monitorowaniu, ale można też pomyœleć o rozszerzeniu swoich działań. Lepiej zapobiegać niż leczyć Đ to nie tylko slogan z reklam artykułów konsumpcyjnych, ale także dobra dewiza dla tej sfery działalnoœci firmy.